Come organizzare un evento musicale: istruzioni per event manager

Potrebbe sembrare un’impresa titanica, quasi impossibile, ma non ti fare scoraggiare dalle prime difficoltà. Con i nostri consigli riuscirai a organizzare un grandioso evento musicale. 

Organizzare il tuo concerto, spettacolo, rave musicale, evento qualsiasi in cui sia necessario allestire un palco per la musica dal vivo o come vuoi chiamarlo è un buon modo per fare esperienza, farti conoscere e forse anche guadagnare qualche soldo. Non è così difficile come potrebbe sembrare. Tutto ciò che serve è una piccola pianificazione. 

Prima di iniziare devi essere sicuro che, se stai organizzando questo concerto da solo, hai abbastanza materiale per intrattenere il tuo pubblico, o se hai intenzione di fare un concerto con altri spettacoli, che anche per quelli ci sia materiale sufficiente, cerca una agenzia di eventi a Roma come la NoSilence, dove trovi disponibilità di tutto quel che serve per allestire in quattro e quattr’otto un meraviglioso e stupefacente festival in piena regola. 

Ecco, le seguenti cose che stiamo per illustrarti sono quelle a cui qualsiasi bravo event manager deve prestare attenzione. 

1. Trova una location 

La prima cosa alla quale dovrai pensare è scovare la location ideale. Potrebbe trattarsi di una sala per funzioni in un pub, un’enoteca, una sala del villaggio o qualsiasi spazio a noleggio situato convenientemente. La convenienza è importante poiché è improbabile che le persone viaggino lontano per vederti se non sei famoso.

Anche le dimensioni richiedono un’attenta considerazione. Una sala piena di cento persone sembra molto meglio di duecento persone in una sala progettata per contenere mille persone. Preparati a pagare quello che ritieni un importo ragionevole per affittare uno spazio adeguato

. Tuttavia, se ci sono dei vantaggi per il proprietario, come ad esempio attirare più clienti se si tratta di un bar, allora potrebbe non esserci alcun canone di locazione. Ad ogni modo, è meglio se confermi le disposizioni per iscritto. Questo potrebbe essere sotto forma di una breve email che riassume ciò che è stato concordato.

2. Imposta una data 

Imposta una data per il tuo evento musicale in grande stile e fallo molto tempo prima: non ridurti come molti dilettanti all’ultimo momento. Assicurati  di concederti abbastanza tempo per generare un interesse e vendere biglietti. Le circa quattro oppure sei settimane sono un buon punto di partenza se è la prima volta che organizzi un concerto. 

3. Biglietti 

Questi possono essere stampati semplicemente come le etichette che ci facciamo a casa, su un computer normalissimo, utilizzando però della carta speciale per la stampa sotto forma di un biglietto con uno strappo alla fine per rendere i tuoi biglietti più professionali.

Il tuo biglietto dovrebbe mostrare chiaramente la data, l’ora e il luogo del tuo concerto. Inoltre, avere un prezzo ridotto per gli acquisti avanzati è un buon incentivo per le persone ad acquistare un biglietto e impegnarsi a venire al tuo spettacolo. Un altra cosa molto importante che potrebbe incentivare all’acquisto di un biglietto potrebbe essere l’idea di utilizzare il numero del biglietto come numero per l’estrazione di una esclusiva lotteria da fare durante o subito dopo il tuo spettacolo. Anche se non costituisce un incentivo per l’acquisto di un biglietto, potrebbe aumentare il divertimento della serata, soprattutto per la persona che ottiene il premio. 

4. Pubblicità

Più pubblicizzi meglio è. Inizia con l’invitare tutti, ma proprio tutti i tuoi amici, ingaggiandoli ovviamente come tuoi aiutanti (in amicizia, non a pagamento) per distribuire l’invito anche altrove, ai loro contatti, pure sui social media. Usa la posta elettronica per indirizzare più persone. Assicurati che le mail che manderai alla gente siano il più possibile personalizzare: quelle a catena non piacciono proprio a nessuno.

 Certo, questo richiede più tempo, ma ti assicuriamo che il gioco vale la candela. Se hai un sito web (e dovresti) pubblicizzarlo. Assicurati di avere una mappa che mostri chiaramente dove si trova il luogo ed esattamente come arrivarci.

Se il luogo in cui stai giocando ha il suo sito Web, fagli anche pubblicizzare. Crea dei poster interessanti. Usa il colore. Costa un po’ di più ma sembra molto meglio.

Devi fare di tutto affinché le persone parlino di te (naturalmente in maniera positiva). Agisci a trecentosessanta gradi e pensa tridimensionalmente. Inoltre, non rifiutare mai una mano da nessuno, specialmente da un professionista:hai solamente da imparare. 

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