I compiti e le responsabilità dell’amministratore di condominio sono numerosi e gravosi, dunque non stupisce che molti professionisti si affidano a software e ad applicazione in grado di facilitare il lavoro come DettoFatto, che sta facendo parlare di sé per l’approccio innovativo e smart.
Ne parliamo qui, fornendo una panoramica di compiti e delle responsabilità dell’amministratore di condominio, nonché una riflessione sulle sfide che deve affrontare giorno per giorno. Infine, discuteremo sull’utilità dei software e delle applicazioni, con esplicito riferimento a DettoFatto.
La gestione ordinaria dell’amministratore di condominio
Parlare dei compiti dell’amministratore di condominio significa operare una distinzione tra la gestione ordinaria, ovvero le attività che vengono svolte quasi quotidianamente, e la gestione straordinaria, ovvero le attività che assumono un carattere emergenziale o saltuario. Iniziamo dalla prima, presentando e descrivendo i compiti ad essa collegati.
- Conduzione delle parti comuni. L’amministratore è chiamato a vigilare sul corretto impiego delle parti comuni ma anche alla loro manutenzione. Lo scopo è fare in modo che queste possano essere fruite in maniera comoda, secondo le destinazioni d’uso che sono state loro assegnate.
- Manutenzione ordinaria. L’amministratore deve organizzare le attività di riparazione e di manutenzione degli elementi che compongono le parti comuni. Attività che, come sa bene chi vive in condominio, sono molto frequenti.
- Erogazione delle spese per i servizi comuni. Il riferimento è in particolare alle utenze che servono il condominio nella sua globalità.
- Vigilanza sul rispetto del regolamento. Il regolamento del condominio può essere stringente e molto specifico, in quanto ad esso è assegnato un certo margine di discrezione. Sta all’amministratore sincerarsi che venga rispettato dai condomini.
- Convocazione e gestione delle assemblee condominiali. Come risaputo, l’amministratore deve indire le assemblee condominiali e moderarle.
- Contabilità e comunicazione. L’amministratore deve trasmettere adeguata comunicazione sulle spese, tenendo la contabilità, fornendo preventivi e consuntivi.
La gestione straordinaria dell’amministratore di condominio
Accanto alle attività ordinarie vi sono attività di tipo straordinario, che rispondono a emergenze o a specifiche necessità.
- Organizzazione dei lavori deliberati in assemblea. I condomini possono decidere di procedere con lavori di più ampio respiro, che esulano dalla semplice manutenzione. Sta all’amministratore organizzarne le fasi, a partire dal computo metrico.
- Interlocuzione con i fornitori di servizi per le opere di ristrutturazione. Nell’ambito dell’esecuzione dei lavori a carattere straordinario, l’amministratore è chiamato a interloquire con le imprese e le ditte, con i professionisti e con i tecnici.
- Mediazione in caso di contenzioso. La litigiosità dei condomini fa parte ormai dell’immaginario collettivo, ma corrisponde a un fenomeno reale, a una probabilità elevata che, nel corso del proprio soggiorno in un condominio, si debba affrontare un contenzioso più o meno serio. In questo caso, l’amministratore può assumere il ruolo di mediatore, allo scopo di risolvere la questione in sede extragiudiziale (ovvero senza fare ricorso alla giustizia ordinaria).
Le sfide dell’amministratore di condominio e come superarle
Le sfide che l’amministratore deve affrontare sono senz’altro tecniche, in quanto è chiamato a organizzare, coordinare, contabilizzare etc. Tuttavia, sono soprattutto relazionali. Tanto nella gestione ordinaria quanto in quella straordinaria, l’amministratore è chiamato a interloquire con una vasta gamma di persone: gli inquilini, i proprietari, i tecnici, i rappresentanti aziendali, gli operati etc.
Inquilini e proprietari tendono a considerarlo (giustamente) come un punto di riferimento, dunque si rivolgono a lui per ogni esigenza, e specialmente in caso di contenzioso. Inoltre, devono essere messi a parte di tutto ciò che di interessante o significativo avviene in condominio. Tutti gli altri necessitano di essere informati, pungolati, sollecitati.
Insomma, il rischio è che l’amministratore venga tirato per la giacchetta o che debba trascorrere gran parte del suo tempo di lavoro, e persino del tempo extra-lavorativo, a rispondere alle chiamate, a parlare, a spiegare etc. Un bello stress, in grado di compromettere la qualità della vita e portare al burnout.
Proprio qui entrano in gioco i programmi per la gestione del condominio. I più si focalizzano sulla contabilità, risultando comunque utili in quanto liberano tempo ed energia mentali. Solo alcuni, però, puntano al cuore del problema, ovvero alla gestione della comunicazione.
E’ il caso di DettoFatto, che si caratterizza per un ingegnoso sistema di notifiche automatizzate e per la capacità di sostituire grazie all’intelligenza artificiale l’amministrazione nella comunicazione con i proprietari di casa e gli inquilini. In questo modo, risulta presente anche quando in realtà non lo è, risparmiando tempo ed energie mentali.
